如何不當(dāng)“紙糊涂”
時(shí)間:2015-05-06 13:51 來(lái)源:科印網(wǎng) 作者:陳俊江 點(diǎn)擊:
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作為印刷企業(yè)的一項(xiàng)基本管理內(nèi)容，紙張庫(kù)存管理在國(guó)內(nèi)印刷業(yè)的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。通過(guò)對(duì)大量印刷企業(yè)的調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)問(wèn)及企業(yè)能否拿出賬物準(zhǔn)確相符的紙張庫(kù)存明細(xì)賬時(shí)，通常會(huì)有以下3種回答方式。
| 作為印刷企業(yè)的一項(xiàng)基本管理內(nèi)容，紙張庫(kù)存管理在國(guó)內(nèi)印刷業(yè)的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。通過(guò)對(duì)大量印刷企業(yè)的調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)問(wèn)及企業(yè)能否拿出賬物準(zhǔn)確相符的紙張庫(kù)存明細(xì)賬時(shí)，通常會(huì)有以下3種回答方式。 �。�1）我們沒(méi)有問(wèn)題，賬物肯定相符。 （2）我們沒(méi)有問(wèn)題，年年都有很大一塊盤(pán)贏。 �。�3）我們有很多次想把紙庫(kù)盤(pán)清楚，但每次都不了了之，很多年一直沒(méi)盤(pán)清楚。 第一種回答方式的企業(yè)實(shí)際情況分為兩種，有的確實(shí)是真的，但一定是極少數(shù)，而更多的企業(yè)并沒(méi)有說(shuō)出自己的實(shí)際情況，是一種要面子的回答。因?yàn)楫?dāng)我們真正在企業(yè)開(kāi)始實(shí)施ERP管理，準(zhǔn)備紙張庫(kù)存數(shù)據(jù)的時(shí)候，企業(yè)根本拿不出準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)量，甚至重新盤(pán)點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)有很大的窟窿。 第二種回答方式是企業(yè)的管理明明有問(wèn)題，而自己卻沒(méi)有意識(shí)到。因?yàn)榻?jīng)常發(fā)生的大量盤(pán)贏仍然意味著賬物不符。 只有按第三種方式回答的企業(yè)描述了自己的管理困惑，有的時(shí)候明明庫(kù)里有卻還出去采購(gòu)，而明明沒(méi)有的卻以為有，等要開(kāi)始印刷生產(chǎn)時(shí)才發(fā)現(xiàn)。華東地區(qū)一家知名印刷企業(yè)的總經(jīng)理曾說(shuō)過(guò)：“目前國(guó)內(nèi)印刷企業(yè)都是‘紙糊涂’。”這句話基本上反映出當(dāng)前國(guó)內(nèi)印刷企業(yè)紙張庫(kù)存管理的現(xiàn)狀。 形成“紙糊涂”的原因 通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，形成這種狀況的原因主要有以下幾個(gè)方面。 1.紙張庫(kù)存變動(dòng)頻繁 只要企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)在進(jìn)行，印刷企業(yè)的紙張庫(kù)存就一直處在一個(gè)變化的狀態(tài)，這是印刷企業(yè)紙張庫(kù)存管理復(fù)雜的客觀原因之一。 2.紙張庫(kù)存構(gòu)成復(fù)雜 紙張管理包括批次的分類管理，而且很多印刷企業(yè)使用紙張的品種、數(shù)量比較多，使庫(kù)存構(gòu)成的復(fù)雜度增高，管理的復(fù)雜性增強(qiáng)。 3.客戶代管紙?jiān)黾恿斯芾韽?fù)雜性 部分印刷企業(yè)的上游客戶自己采購(gòu)紙張并委托印刷廠代為進(jìn)行庫(kù)存管理，每一個(gè)客戶的紙張都需要單獨(dú)管理。企業(yè)有時(shí)為了應(yīng)急，也會(huì)借用這些紙張；有時(shí)客戶在廠里存紙不夠，印刷廠可能也要先為客戶墊紙。 從客戶的角度，客戶并不管印刷廠實(shí)際生產(chǎn)用了多少紙，而是根據(jù)合同規(guī)定的用紙數(shù)量記賬。實(shí)際用紙量與合同數(shù)量不符的情況一定是經(jīng)常發(fā)生的，頻繁的差異和專紙專用的不可能也導(dǎo)致管理的復(fù)雜程度增加。 4.庫(kù)存記賬方式存在問(wèn)題 在很多印刷企業(yè)的財(cái)務(wù)和紙張管理人員的概念里，庫(kù)存管理要做到所謂的“賬賬相符、賬物相符”。即會(huì)計(jì)的賬與倉(cāng)庫(kù)保管員的賬要相符，倉(cāng)庫(kù)保管員的賬與實(shí)物要相符。于是為了做到賬賬相符，會(huì)計(jì)會(huì)要求倉(cāng)庫(kù)保管員與自己同步記賬。例如雖然有的紙張已經(jīng)入庫(kù)，甚至已經(jīng)出庫(kù)投入生產(chǎn)，由于發(fā)票沒(méi)來(lái)不能確定單價(jià)，會(huì)計(jì)不入賬，同時(shí)也要求倉(cāng)庫(kù)保管員先不要入賬，于是賬物不符就產(chǎn)生了。 5.缺乏完整細(xì)致的出入庫(kù)流程管理 一次采購(gòu)的紙張可能分批到貨，一份工單用紙可能多次發(fā)料給機(jī)臺(tái)。但會(huì)計(jì)對(duì)這兩種情況都會(huì)按一單記賬，這樣一來(lái)，從實(shí)時(shí)的角度看，賬物不符的情況又產(chǎn)生了。 6.盤(pán)點(diǎn)方式存在局限 目前印刷企業(yè)對(duì)紙庫(kù)的盤(pán)點(diǎn)普遍采用按品種一次盤(pán)清的方式。這種方式要求一次必須盤(pán)清楚所有品種，因此需要較長(zhǎng)的時(shí)間。而紙張庫(kù)存是頻繁變動(dòng)的，除非它能夠靜止足夠長(zhǎng)的時(shí)間，否則還未盤(pán)清就又變了，于是永遠(yuǎn)也盤(pán)不清楚。 解決方法 對(duì)于不能準(zhǔn)確把握紙張庫(kù)存的原因，不同的企業(yè)可能有所不同。在以上6個(gè)方面的原因當(dāng)中，前3個(gè)方面是客觀原因，而后3個(gè)方面是管理問(wèn)題。由于紙張管理的復(fù)雜性，很多企業(yè)都想到了用計(jì)算機(jī)來(lái)管理紙張庫(kù)存。但很多企業(yè)使用了軟件依然解決不了問(wèn)題，其原因在于軟件如果仍然按照企業(yè)現(xiàn)有管理模式設(shè)計(jì)，后3個(gè)方面的原因依然存在，庫(kù)存依然搞不清楚。 要想解決后3個(gè)問(wèn)題必須改變僵化的“賬賬相符、賬物相符”的管理模式。我們要看到的實(shí)際情況是，倉(cāng)庫(kù)保管員的賬與物必須實(shí)時(shí)相符，但倉(cāng)庫(kù)保管員的賬與會(huì)計(jì)的賬不可能動(dòng)態(tài)地嚴(yán)格相符，二者之間由于記賬時(shí)間的不同一定存在差異。因此所謂的賬賬相符應(yīng)該是倉(cāng)庫(kù)保管員的實(shí)物賬加上差異后與會(huì)計(jì)的賬面相符。 有了記賬方式，再建立起完整細(xì)致的出入庫(kù)流程，如預(yù)估入庫(kù)、分批入庫(kù)、分批出庫(kù)等流程，就可以解決4、5兩方面原因?qū)е碌馁~物不符的問(wèn)題。即只要庫(kù)存發(fā)生變動(dòng)，倉(cāng)庫(kù)保管員就必須記賬，而會(huì)計(jì)可以按照票據(jù)到月底統(tǒng)一做賬。實(shí)時(shí)反映庫(kù)存動(dòng)態(tài)數(shù)量的是倉(cāng)庫(kù)保管員的實(shí)物賬，而會(huì)計(jì)賬只是為財(cái)務(wù)做賬提供數(shù)據(jù)。 到現(xiàn)在已經(jīng)解決了大部分問(wèn)題，最后也是最關(guān)鍵的是缺乏一個(gè)檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)。如何檢驗(yàn)倉(cāng)庫(kù)保管員的工作是否做到位？如何知道是否真的做到了賬物相符？關(guān)鍵是需要一種可以分批、快速的盤(pán)點(diǎn)方式。 這種盤(pán)點(diǎn)方式就是按庫(kù)位盤(pán)點(diǎn)，而不是按紙張品種盤(pán)點(diǎn)。 按紙張品種盤(pán)點(diǎn)的問(wèn)題在于：如果現(xiàn)在盤(pán)出的數(shù)量少于賬面上的數(shù)量，那么其余的到底是沒(méi)有了還是在倉(cāng)庫(kù)的其他位置呢？只有把整個(gè)庫(kù)房盤(pán)清楚才會(huì)知道。而把整個(gè)庫(kù)房盤(pán)清楚可能需要較長(zhǎng)的時(shí)間，在這段時(shí)間里，庫(kù)存可能又發(fā)生了變化，于是庫(kù)存就成了一個(gè)無(wú)法解開(kāi)的謎團(tuán)。 而按照庫(kù)位盤(pán)點(diǎn)效果則完全不同。首先它是快速明確的，每一個(gè)庫(kù)位上的紙張品種數(shù)量是確定的，對(duì)就是對(duì)，錯(cuò)就是錯(cuò)，清點(diǎn)完畢立即有結(jié)論。其次它可以分批完成，也可以方便實(shí)現(xiàn)抽查盤(pán)點(diǎn)。 至此，我們終于找到了解決全部問(wèn)題的方法。 采用數(shù)字化管理，即用計(jì)算機(jī)管理，以解決復(fù)雜性問(wèn)題。 軟件必須采用包含差異的賬賬相符的記賬管理模式，彌補(bǔ)目前企業(yè)記賬方式的缺陷。 軟件必須建立完整細(xì)致的出入庫(kù)流程，以確保完整實(shí)時(shí)記錄庫(kù)存變化。 |
