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中煤印務(wù)：如何通過ERP實現(xiàn)減員增效
時間:2015-05-08 15:58 來源:中煤印務(wù) 作者:胡勝男 點擊:
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中煤印務(wù)現(xiàn)有員工不到200人，屬于中型印刷企業(yè)之列。人員結(jié)構(gòu)本身就很精簡，那么，這一切都是如何做到的？中煤印務(wù)是如何通過運行ERP項目達到減少人工這一效果的呢？對此，中煤印務(wù)ERP項目負責(zé)人胡勝男特別對此進行了總結(jié)，以下是她的總結(jié)全文。
| 2014年1月，中煤（北京）印務(wù)有限公司與北京悟略科技有限公司（原北京北大方正電子有限公司印刷ERP事業(yè)部）啟動ERP項目，一個月后項目整體上線運行，三個月后成功驗收。ERP系統(tǒng)的成功運行，使得中煤印務(wù)在訂單管理、生產(chǎn)管理、印刷機臺實時反饋、紙張管理、輔料管理、財務(wù)管理、設(shè)備維護管理等方面實現(xiàn)了信息化管理，而更加值得一提的是，ERP項目的成功運行，極大提高了企業(yè)的運行效率，直接減少了人工成本。 中煤印務(wù)現(xiàn)有員工不到200人，屬于中型印刷企業(yè)之列。人員結(jié)構(gòu)本身就很精簡，那么，這一切都是如何做到的？中煤印務(wù)是如何通過運行ERP項目達到減少人工這一效果的呢？對此，中煤印務(wù)ERP項目負責(zé)人胡勝男特別對此進行了總結(jié)，以下是她的總結(jié)全文。 ERP管理系統(tǒng)的實施應(yīng)用為我廠管理流程的規(guī)范合理化、環(huán)節(jié)的管控精簡化提供了有效平臺。系統(tǒng)上線后我廠科室及生產(chǎn)輔助部門人員減少5人，生產(chǎn)車間各工序也嚴格定工定崗。  中煤（北京）印務(wù)有限公司財務(wù)總監(jiān)、ERP項目負責(zé)人胡勝男
1.訂單開制環(huán)節(jié)：客服人員由6人減至5人，精簡1人
原有流程：原來主要工作是下單、盯活及與客戶的溝通聯(lián)系。ERP系統(tǒng)正式上線后，只負責(zé)下單和與客戶溝通聯(lián)系，因為生產(chǎn)集中排產(chǎn)、實時調(diào)度和機臺反饋，實時掌握訂單的生產(chǎn)進度，不需要到現(xiàn)場盯活和協(xié)調(diào)進度，通過重新的客戶資源分配，跟單工作量減少，該崗位減少1人，服務(wù)質(zhì)量有增無減。 上線后流程：業(yè)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)開制訂單，訂單內(nèi)容整合了工藝說明單及計價單，且內(nèi)容更加豐富詳細，為后續(xù)統(tǒng)計工作提供了多種口徑。訂單開制完成后由財務(wù)部核價人員審核基本工藝及價格，審核無誤后提交生產(chǎn)。 流程對比：下單環(huán)節(jié)的各項工作都納入系統(tǒng)化，有效規(guī)避了“缺東少西”的現(xiàn)象。我廠實行預(yù)計價審核制度，即預(yù)計價不符合我廠計價標準的業(yè)務(wù)一律不準下單，而且在下單時合同、派工單等業(yè)務(wù)手續(xù)必須齊全。在系統(tǒng)引入之前，我廠制定下發(fā)了大量的制度規(guī)范來約束相關(guān)人員，但是訂單價格偏低、手續(xù)不全就已開始生產(chǎn)的情況仍時有發(fā)生。引入系統(tǒng)后，所有訂單強制性地必須經(jīng)過審核員的審核，未通過審核的訂單生產(chǎn)人員無法查看，更無法進行后續(xù)操作。系統(tǒng)很好地輔助審核人員從咽喉部位把好了計價及手續(xù)審核這一關(guān)。
2. 工藝管理： 工藝制單員由2人減至1人，精簡1人
原有流程：我廠原有訂單開制流程是業(yè)務(wù)員根據(jù)接單內(nèi)容填寫工藝說明單及計價單，然后連同樣書一起送到工藝制單員處。計價單需先交計價審核員審核，審核過后工藝制單員方可根據(jù)工藝說明單及樣書開制生產(chǎn)通知單。通知單簡潔詳細列明制版、印刷及裝訂的各項工藝要求，一式七份，分別送生產(chǎn)部、印刷部、裁刀、裝訂部、物資部及發(fā)行部。 上線后流程：系統(tǒng)上線后訂單的開制主要由業(yè)務(wù)人員完成，生產(chǎn)工藝人員只需根據(jù)業(yè)務(wù)情況提取相關(guān)開制制版、印刷、裝訂及外協(xié)生產(chǎn)傳票，工作內(nèi)容較以前有所減少。工作量減少，工藝人員減少1人。
3. 業(yè)務(wù)結(jié)算： 財務(wù)部由6人減至4人，精簡2人
原有流程：我廠原有統(tǒng)計人員1名，統(tǒng)計助理1名，前者的主要工作是訂單審核及業(yè)務(wù)銷對賬，后者的主要工作是各項單據(jù)的錄入整理。統(tǒng)計人員需要根據(jù)生產(chǎn)通知單錄入統(tǒng)計產(chǎn)值產(chǎn)量，每月平均300多個工單的錄入整理工作很是費時費力。訂單結(jié)算時的發(fā)票開具及回款銷賬工作大多由統(tǒng)計人員負責(zé)，因沒有客戶的結(jié)算明細，這些工作往往存在二層皮的現(xiàn)象。對發(fā)票開具額度無法切實把控，且銷賬往往集中在月末，無法及時有效地反應(yīng)賬款回收情況。 上線后流程：在系統(tǒng)內(nèi)，各項流程環(huán)節(jié)都是以訂單為基礎(chǔ)，訂單信息填寫準確，后續(xù)環(huán)節(jié)可以自動提取和共享，減少了大量的重復(fù)錄入工作。在開票銷賬環(huán)節(jié)，發(fā)票開具及回款均由業(yè)務(wù)人員提交申請，由核價人員及出納分別進行審核。發(fā)票開具必須要有訂單明細，且不能超過訂單總金額，款項收回時只需選定相應(yīng)發(fā)票，款項自動分配進行銷賬。 流程對比：ERP系統(tǒng)的引入切實加強了企業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和共享，減少了大量的重復(fù)錄入統(tǒng)計工作，提升了回款銷賬的及時性和準確性，同時把控了發(fā)票的開具情況，有效避免了發(fā)票的超多開現(xiàn)象。系統(tǒng)上線后，統(tǒng)計助理調(diào)任其他部門，原有統(tǒng)計職能與材料會計職能合并，傳票計價審核職能與材料消耗分析職能合并，材料發(fā)票驗收工作與稅務(wù)會計工作合并，通過崗位間工作內(nèi)容的調(diào)整，通過職能重組，財務(wù)部減少2人。
4.材料管理：庫管員由2人減至1人，精簡1人
原有流程：我廠材料主要為紙張和輔料，其中紙張與生產(chǎn)輔料的管理情況良好，兩位庫管員對各種材料的存放相當(dāng)熟悉，每月驗收入庫及與供應(yīng)商的結(jié)算對賬認真負責(zé)。但是這些數(shù)據(jù)大多依賴于記憶，容易出錯，不具有傳承性，而且實時的庫存信息無法查詢。不管是庫管員還是材料會計每月都需要整理統(tǒng)計大量的材料驗收單，暫估單，沖銷單、出庫單，不僅單據(jù)繁雜而且容易造成遺漏。 上線后流程：引入ERP系統(tǒng)后從材料的入庫通知單開始即將材料納入核算，不管是暫估入賬、出庫領(lǐng)用還是結(jié)存核算都由系統(tǒng)后臺運算，減少了原有的紙質(zhì)單據(jù)所帶來的大量手工作業(yè)。各類材料庫存能夠?qū)崟r查詢，庫房庫位清晰明確。 流程對比：系統(tǒng)內(nèi)部合理的數(shù)學(xué)邏輯使得每個環(huán)節(jié)緊密相扣，有效避免了數(shù)據(jù)統(tǒng)計上的失誤，同時實現(xiàn)了材料購入及領(lǐng)用按不同口徑的分類統(tǒng)計，為材料成本的消耗分析提供了數(shù)據(jù)支持。在提高準確性的基礎(chǔ)上崗位工作量又大幅減少，鑒于庫管工作存在的共性，物資部原有的2名庫房管理員減少至1名，雖然管的材料多了，但是依托系統(tǒng)的梳理核算功能工作效果良好。 其余環(huán)節(jié)的人員配置我廠正在探索研究，以期借助ERP管理系統(tǒng)的強大數(shù)據(jù)整合及流程梳理功能，更好的實現(xiàn)提升管理水平，降本增效。 |
